文丨论坛会务组 姚萌

年光来去，岁月倏忽，清华五道口全球论坛至今已成功举办十一届。作为会务组的一员，自 2019 年踏入这片幕后战场，六年时光里，我亲历了会议筹备的千头万绪、统筹协调的复杂挑战，以及后期执行的分秒必争。那些深夜校对的议程表、论坛现场奔忙的身影、危机化解后的相视一笑……每一帧幕后的画面和故事，早已在我心底刻下了难以磨灭的印记。

初涉会务：琐碎深处的责任生根

2019年入职学院不久，我便加入了论坛会务组，彼时的我有些紧张与忐忑，但也满怀期待与憧憬。随即全力以赴投入新的岗位工作，每日穿梭于办公室，跨部门沟通，整理嘉宾资料、核对议程细节、协调场地安排成了我的工作日常。在一次次与场地方明确搭建需求，与技术团队沟通调试设备，我逐渐明白，所谓专业，就是把每个“不起眼”的细节都打磨到极致。那些熬红双眼校对的流程表、一次次的通宵彩排，都在无声诉说着会务工作者的责任与担当。

图为姚萌在2019清华五道口全球金融论坛现场

线上突围：困局里淬炼担当之刃

2020年，受客观环境影响，筹备数月的线下论坛不得不紧急启动线上转型。这场从实体会场到云端直播的跨越，不仅是形式重构，更意味着会务工作逻辑与执行体系的全面颠覆——当传统的场地搭建转为导播台调试，嘉宾接待变为云端连线，我们会务组迎来了前所未有的挑战。

我们迅速组建线上直播专项小组，我负责演播室现场统筹协调工作。那段时间，演播室成了昼夜不息的“作战指挥部”：每天早上8点，团队成员便开始调试灯光、音响、摄像设备，反复测试网络信号，确保直播现场万无一失。键盘疾响、设备嗡鸣、指令飞传——此刻的演播室，奔涌着一曲紧张急促的交响乐。

论坛直播当天，“意外”还是发生了。开场30分钟倒计时，主嘉宾迟迟连接不上视频信号。演播室的空气仿佛凝固，所有人的心都提到了嗓子眼。没有丝毫迟疑——我第一时间拨通嘉宾助理电话，技术组全速排查网络，切换设备，启动备选方案。当嘉宾熟悉的身影再次出现在屏幕上，整个演播室爆发出一阵压抑已久的欢呼，而我才发现自己的手心早已满是汗水。

当看到论坛直播获得千万级的观看量，所有深夜伏案的疲惫、紧绷的神经，都化作了满满的成就感。

图为姚萌在2020清华五道口全球金融论坛工作现场

异地攻坚：跨城办会的昼夜奋战

2024年，清华五道口全球金融论坛首次在异地举办会议。当举办地敲定杭州时，跨城统筹的挑战如潮水般涌来，每一个环节都充满着未知。

然而，一场始料未及的考验在筹备中期骤然降临：酒店主会场因同期承接其他活动，场地使用时间与论坛计划搭建时间严重重叠。接到酒店通知时那一刻，我们迅速制定“双线作战”方案：一方面与酒店方紧急沟通，协调其他场地作为临时彩排区；另一方面带着搭建团队与不断打磨时间方案，决定连夜搭建。

当看到论坛首日嘉宾们在西湖之畔的会场中从容交流时，那些在异地奔波中熬红的双眼，终于化作了如释重负的笑容。正是这场杭州积累的异地办会经验，让2025年深圳论坛的筹备多了份坦然与淡定。

图为姚萌参加2024清华五道口全球金融论坛

初心如磐：卷帙里织就成长星图

六载春秋在议程表里悄然翻页。从2019年到2025年，六年的会务生涯，我见证了论坛规模的不断扩大，见证了思想火花的灿烂绽放。手边那叠厚厚的会议资料，正默默记录着我个人的另一场成长。从攥着流程单的青涩新人，到突发状况下可独当一面的中坚力量，变的是议程表上逐年递增的场次，不变的是印在扉页的初心。

图为2025清华五道口全球金融论坛会务组合影

一次次重新出发，一次次从心出发。会务工作或许永远站在聚光灯之外，但我深知，每一场论坛成功的背后，都凝聚着无数像我们这样的幕后工作者的心血，我们始终践行道口优良传统“不怕苦，敢为先，讲团结，重贡献”。未来，我将继续怀揣这份初心，与团队并肩作战，因为我相信，那些默默付出的时光，终将汇聚成照亮盛会的璀璨星光